Föreningsstämma 23 maj

Måndagen den 23 maj klockan 19:00 hålls ordinarie stämma i Tomaskyrkan.

Motioner kan lämnas in till styrelsen till och med den 30 april.*
Handlingar delas ut senast två veckor innan stämman.

På stämman avhandlas bland annat års­redovisningen, val av styrelse och inkomna motioner. Kontakta valberedningen om du är intresserad att engagera dig i föreningen eller känner en lämplig kandidat. Skicka motioner till styrelse@brfdrabanten.se och kandidater till valberedning@brfdrabanten.se, alternativt använd brevlådan utanför gårdshuset Kronan.

*Enligt föreningens stadgar ska medlem som önskar få visst ärende behandlat på ordinarie föreningsstämma skriftligen anmäla ärendet till styrelsen före mars månads utgång. Styrelsen inser att detta inte har förankrats tillräckligt tydligt inför årets stämma och ger nu möjlighet att inkomma med motioner före april månads utgång istället.

Inbjudan till städdag 23 april

Den traditionsenliga städdagen kommer att äga rum den 23 april med start klockan 10:00. Samling vid Kronan.
Vi städar gårdarna, rensar ogräs, oljar in trädäcket, storstädar gemensamhetslokalen, verkstaden och gymmet samt rensar bort gamla cyklar, sådant som står i trapphus och gångar vid förråd. Det hela avslutas med korvgrillning.

Container
En sopcontainer kommer att finnas uppställd vid sopnedkasten från och med
den 20 april. Så passa på att rensa hemma och i förråd.
Ett hett tips är att se till att allt du vill ha kvar är i ditt förråd eller din lägenhet,
inte i trapphus eller bredvid förråd där det kommer att bli bortstädat.

Cykelrensning
Innan städdagen kommer samtliga cyklar markeras med en färgglad tejpbit.
Om du vill ha kvar din cykel tar du bort tejpbiten.
Alla cyklar som har tejpen kvar på städdagen kommer att rensas bort.

Dåligt samvete?
Städdagen är inte obligatorisk utan mer ett sätt för alla att engagera sig lite i vår förening, göra det fint och umgås lite med grannarna. Om man inte kan eller vill men får lite dåligt samvete erbjuder vi möjligheten att köpa sig fri från sitt dåliga samvete.

Swisha valfritt belopp till 076-170 86 41 så går pengarna till korvgrillningen för de som deltar på städdagen och det som blir över blir till fika på årsstämman.

Information om föreningens skyddsrum och beredskap

Styrelsen har mottagit en del frågor med anledning av situationen som sker i vår omvärld. Nedan följer information kring skyddsrum och beredskap.

Vart hittar jag skyddsrum?
I händelse av krig räknas de svenska skyddsrummen som allmän plats. Det innebär att vem som helst kan söka skydd i vilket skyddsrum som helst. 

I föreningen finns det skyddsrum i port 5 (verkstadsutrymme) och port 3 (förrådsutrymme) samt ett i garaget vid MC plats nr 92. Skyddsrummen är märkta med skyddsrumsskylt (en skylt med en orange ruta med en blå triangel). Använda även gärna MSB:s skyddsrumskarta för att identifiera andra skyddsrum som finns i närheten (https://www.msb.se/sv/verktyg–tjanster/skyddsrumskarta/)

Föreningens skyddsrum ska kunna iordningställas på 48 timmar. Det innebär att allt innehåll flyttas med gemensamma krafter till garaget. Därtill ansvarar föreningen för att varje skyddsrum har ett förråd med utrustning, verktyg och instruktioner samt att vattenkärl och toalettkärl kommer på plats.

Observera att det inte är aktuellt att ställa iordning skyddsrummen nu. Det är något som sker först ifall regeringen fattar beslut om höjd beredskap.

Hur kan jag själv förbereda mig?
På MSB:s hemsida (https://www.msb.se/) finns det information om hur man som enskild kan förbereda sig för en kris eller eventuellt krig samt vad som kan vara bra att ta med sig till ett skyddsrum.

I broschyren ”Om krisen eller kriget kommer” finner du tips för din hemberedskap och ger dig en uppdatering på hur du kan se över din egen beredskap för kriser av olika slag. Broschyren finns även att ladda ner på MSB:s hemsida (https://www.msb.se/sv/publikationer/om-krisen-eller-kriget-kommer/)

Information kring SPA-anläggningen

Tyvärr har vår bastu återigen gått sönder, denna gång på grund av skadegörelse. Styrelsen vet i dagsläget inte vem som har orsakat skadegörelsen och påbörjar nu arbetet med att hitta ett nytt bastuaggregat.

Med anledning av skadegörelsen väljer styrelsen att plocka bort de sena tiderna ur bokningssystemet (klockan 22-00).

Informationsbrev 2021-1

Ett nytt informationsbrev har delats ut till föreningens medlemmar. Styrelsen vill passa på att önska samtliga en fin sommar och hoppas på sol, bad och härliga ljumma
sommarkvällar! Styrelsen kommer att ha ett litet semesteruppehåll från
sammanträden under sommaren men finns tillgängliga via styrelse@brfdrabanten.se alternativt info@brfdrabanten.se

Tidigare informationsbrev finns publicerade på sidan Dokument.

Länk till årsstämma den 24/5 kl 19:00

Stämman sker den 2021-05-24 kl. 19:00 och kan då följas live genom länken nedan. För att komma in på stämman krävs ett lösenord, vilket har skickats ut i stämmohandlingarna. Lösenord krävs för att inte obehöriga ska kunna delta vid årsstämman.

Länken fungerar på dator, surfplatta och mobiltelefon, inga speciella mjukvaror krävs förutom en webbläsare.

Länk
https://liu-se.zoom.us/j/65144582099?pwd=QXJ1bkxCOUNTNkgzUjQvdlZWMEVKUT09

Vid eventuella frågor om ovanstående, vänligen kontakta styrelsen via mail styrelsen@brfdrabanten.se

Svar på upplysningar inför årsstämman

Fråga avseende antalet styrelsemedlemmar
Uppfattar i utskicket till stämman att det ökar med 2 stycken styrelsemedlemmar. Stämmer det? Från 8 stycken till 10 stycken. Om det inte tidigare varit information angående beslutspunkt 16 så borde det finnas ett beslutsunderlag som vi medlemmar borde ta del av innan beslut och som klargör vad punkt 16 innebär.

1) Merkostnad för arvode? Hur mycket / år?
2) Motiv varför det behövs fler styrelsemedlemmar?
3) Borde det inte skickas ut mer information innan röstning om denna fråga?

Styrelsen och valberedningens svar
1. Det är en extra suppleant som har ett arvode på 2000kr/mån och en extra ordinarie ledamot med ett arvode på 2000kr/mån. Kostnaden kommer att således att hamna på 48000 kr/år + arbetsgivaravgift.

2. Det är varje år svårt att rekrytera nya ledamöter till styrelsen. I år tillfrågades många medlemmar muntligt, flertalet tackade nej, någon enstaka tackade ja. Valberedningen gjorde då ett upprop på Facebook och fick flera medlemmar som var intresserade än vad som fanns platser. Då valde valberedningen att fylla styrelsen till max för att arbetet kan fördelas på fler personer och att det, förhoppningsvis, inte blir lika sårbart till nästa år om någon/några avslutar sitt styrelsearbete. Detta ger en bättre kontinuitet i styrelsens arbete. Då förslaget till styrelse innefattar en hel del nya styrelsemedlemmar så valde vi att även behålla flera ”äldre” ledamöter för att arbetet i styrelsen ska få en bra blandning av nya och ”äldre” ledamöter.

3. Valberedningen har utgått från det som står i våra stadgar i paragraf 20: Styrelsen består av minst 3 och högst 7 ledamöter samt högst 3 suppleanter. Styrelseledamöter och suppleanter väljs av föreningsstämman för högst två år. Ledamot och suppleant kan omväljas. Valberedningen har således arbetat enligt sina befogenheter.

Tacksam för en kort dragning av lagjusteringen som möjliggör årsstämman vi poströstning

Styrelsens svar
Trots vad som sägs i lagen (2018:672) om ekonomiska föreningar och även om det inte framgår av stadgarna, får styrelsen i en förening inför en viss föreningsstämma besluta att föreningsstämman ska hållas med enbart poströstning. Det innebär att medlemmarna inte alls ska ha rätt att närvara vid stämman personligen eller genom ombud och att utomstående inte ska ha rätt att närvara. Styrelsens beslut måste i så fall avse samtliga medlemmar (Det är inte tillåtet att förbjuda vissa medlemmar från att delta i en stämmolokal och andra inte).

När en föreningsstämma hålls med enbart poströstning ska det framgå av kallelsen till stämman hur medlemmarna ska gå till väga för att poströsta. I kallelsen ska det också bifogas ett formulär för poströstning som ska innehålla svarsalternativen Ja och Nej.

https://bolagsverket.se/om/oss/corona/ytterligare-regler-om-bolags-och-foreningsstammor-digitala-stammor-1.20866

Fråga gällande arvoden
Ett klargörande vilka arvoden som gäller borde ha fram gått på bilaga 4.

Styrelsens svar
Vi ber om ursäkt för vår otydlighet i detta men det har inte skett några förändringar i år när det gäller arvoden.
Ordförande: 3500kr/mån
Vice ordförande: 2500kr/mån
Ledarmöte/suppleant: 2000kr/mån
Internrevisor: 1000kr/mån

Vilka alternativ diskuteras för kyrkan och ängeln?

Styrelsens svar
Första steget är att se om vi får några intressenter med hjälp av mäklaren och om det inte fungerar ser vi över möjligheterna att bygga om ängeln till bostäder. Kyrkan är något svårare att bygga om till lägenheter så det krävs mer diskussioner fram tills kontraktet går ut 2023.

En ledamot bör ej bli vald till styrelsen då hen är delägare i ett bolag som föreningen köper tjänster av. Detta kan leda till att jävsituationer kan uppstå i styrelsen.

Styrelsens svar
Ledamoten har suttit i styrelsen i fler år och hens kunskaper inom trädgård och fastighetsskötsel har varit ovärderliga för styrelsen ett fler talet gånger. När frågor och röstning sker kring det bolag som hen är delägare i, så ger vi inte hen någon rösträtt och ber hen att lämna rummet. Detta så att styrelsen kan diskuterar frågorna utan hens påverkan. Detta har fungerat under flera års tid och varken styrelsen eller valberedningen har sett något problem med detta.

Är det tänkt att styrelsearvodet ska delas ut på alla i styrelsen eller kommer vi att få extra kostnader?

Styrelsens svar
Som tidigare svar lyder så kommer kostnaderna för arvoden att öka då vi utökar antalet styrelseplatser i år.

Vi har väldigt höga arvoden till styrelsen i förhållande till liknande föreningar.

Styrelsens svar
En anledning till detta är att vi har svårt att hitta medlemmar som vill engagera sig i styrelsen och vi behöver något att locka med. Snittet på våra arvoden är i linje med övriga föreningar i stan.

Kan vi inte kontakta en mäklare till kyrkan istället för att utöka styrelseplatser?

Styrelsens svar
Som vi sagt tidigare så är redan mäklare anlitad och utökningen av styrelsen beror på andra aspekter.

Hur kan vi rösta på nya medlemmar när vi inte vet vilka de är?

Styrelsens svar
Det är upp till valberedningen att intervjua och välja ut lämpliga kandidater till styrelsen och föreslå dem till stämman.

Kan de ny ledarmötena/suppleanterna presentera sig på stämman?

Svar från styrelsen:
Tyvärr är inte detta möjligt med det tekniska upplägget som vi har på årets stämma.

Information avseende städdagar den 24-25 april

Välkommen att delta i föreningens traditionsenliga städdag. Vi hjälps åt att städa gårdarna, rensa ogräs, olja in trädäcket vid Kronan, storstäda gemensamhetslokalen, verkstaden och gymmet samt rensa bort gamla cyklar.

Städdagen är inte obligatorisk utan mer ett sätt för alla att engagera sig i vår förening, göra det fint och umgås med grannarna. Utifrån nuvarande omständigheter med pandemin kommer ingen korvgrillning att ske. Därtill kommer vi att dela in oss i arbetslag om max 8 personer i varje grupp. En i styrelsen utgör gruppledare för respektive arbetslag och tillsammans kommer man överens om vilken dag och tid som städningen ska genomföras under perioden 24-25 april.

Anmälan och mer information kommer att komma ut i vår gemensamma Facebookgrupp.

Rensning av cyklar
Inför städdagen kommer samtliga cyklar markeras med en färgad tejpbit. Om du vill ha kvar din cykel är det viktigt att du plockar bort tejpen. De cyklar som har tejpen kvar på städdagen kommer att rensas bort från cykelrum och cykelställ.

Uppställning av container
Det kommer att finnas en container på gården, vid sopnedkasten, under perioden 21-26 april. Har du några grovsopor som inte får plats i behållarna i grovsoprummet kan du passa på att slänga dem i containern.

Hälsningar,
Styrelsen Brf Drabanten